Vertrauliches schützen unter regulatorischen Vorgaben

Tablet mit Logo Erste Financial Services

Als wir uns 2011 auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter für Plattformen begaben, um Dokumente in geschützten Räumen zu bearbeiten, hatten wir klare Vorstellungen: Wir wollten eine Cloud-Lösung, die eine Datenspeicherung in Deutschland sicherstellte und ebenfalls mit mobilen Endgeräten genutzt werden konnte. Es war besonders wichtig, einen spezialisierten Anbieter hinzuzuziehen, der über das nötige Know-how verfügte und die Anforderungen im hochregulierten Bankensektor erfüllte. Das war bei Brainloop der Fall.

Anfangs nur vom Top-Management eingesetzt, sind die Brainloop Produkte inzwischen im gesamten Unternehmen verbreitet und werden unter anderem auch zur Zusammenarbeit mit externen Partnern genutzt. Brainloop bietet dabei eine Vielzahl an Funktionen, mit denen wir unsere Unternehmensrichtlinien durchgängig umsetzen können.

Unterstützung in allen Geschäftsbereichen

Brainloop BoardRoom unterstützt die Geschäftsführung und den Aufsichtsrat der Erste Financial Services bei der effizienten Gremienarbeit. Ein großer Vorteil sind vor allem die mobilen Funktionen. Die Mandatsträger können sich über ihr Tablet mit der Brainloop iOS-App sicher anmelden und Dokumente jederzeit an jedem Ort kommentieren sowie bearbeiten. Eine implementierte Revisionshistorie sorgt für die nötige Transparenz. Auch die Vorstands- und Aufsichtsratsbüros profitieren: Über die Plattform können bis zur letzten Minute Änderungen verarbeitet und Sitzungsmappen schnell und effizient erstellt sowie verteilt werden.

Mit dem CollaborationRoom wiederum konnten wir die organisatorische Transformation optimal umsetzen. Mit der Plattform arbeiten bis heute verschiedenste Abteilungen und Gremien – von HR bis zum Firmenkundengeschäft – nachvollziehbar und sicher zusammen. Auch die Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Stakeholdern erfolgt im CollaborationRoom vertraulich. Die verschiedenen Funktionen zum Teilen und Bearbeiten von Dokumenten sind intuitiv zu erlernen, sodass jeder neue Anwender schnell eingearbeitet ist.

Beim Verkauf von Portfolien verlässt sich auch unsere Muttergesellschaft EAA auf den Brainloop DealRoom. Bei der Abwicklung von Wertpapieren, Krediten und Derivaten ist vertrauliche Kommunikation Pflicht. Bei diesen komplexen Prozessen müssen unter anderem Identitäten geheim gehalten oder chinesische Mauern errichtet werden. Der Administrator kann die Rechte eines jeden Nutzers individuell einrichten und festlegen, welche Dokumente sichtbar sind und Fragen im Verkaufsprozess mittels Q+A-Funktion strukturiert bearbeiten.

SICHERHEIT UND COMPLIANCE

Die Brainloop Sicherheitsarchitektur erstreckt sich über das gesamte Produkt-Portfolio. Gerade in hochregulierten Branchen, wie dem Finanzsektor, sind die Anforderungen an IT-Sicherheit hoch. Das gilt für die Unternehmen genauso wie für Drittanbieter – so auch für Brainloop. Durch Zertifizierungen wie die ISO 27001 und ISAE 3402 erfüllt der Plattformbetrieb die von MaRisk und dem Kreditwesengesetz (KWG) vorgeschriebenen Anforderungen. Auch Datenschutz- und IT-Sicherheitsgesetz sind voll erfüllt.

FAZIT

Unternehmen in hochregulierten Branchen brauchen erfahrene Systemanbieter, auf die sie sich jederzeit verlassen können. Mit Brainloop haben wir einen zuverlässigen Partner gefunden, der sich optimal in unsere Infrastruktur einfügt, echten Mehrwert bietet und gleichzeitig alle Sicherheitsanforderungen erfüllt.


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Compliance, Collaboration, Kunden, Gast-Autoren

Über den Autor

Stefan Tsirtsonis ist Leiter IT-Delivery und Servicemanagement bei Erste Financial Services GmbH, einem unabhängigen, international tätigen Dienstleister für die Bedienung komplexer Finanzportfolios mit Sitz in Düsseldorf, London und New York.

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