4 Tipps für professionelles Sitzungsmanagement

Von Stefan Radulian am 26. Oktober 2018

Menschen sitzen im Besprechungsraum

Die Welt wird komplexer. Das wirkt sich auf Unternehmen aus und fordert das ganze unternehmerische Geschick der Unternehmenslenker, die in regelmäßigen Sitzungen die Weichen für die Zukunft stellen. Die Themen sind vielfältig, die Auswirkungen der Entscheidungen können gravierend sein. So weit so gut. Doch wie wird in der Praxis eine angemessene Entscheidungsvorbereitung und effiziente Beschlussfassung gewährleistet?

Die Zeiten zum Sichten umfangreicher Sitzungsdokumente nehmen ab, Zeit für Diskussionen ist sowieso nie ausreichend vorhanden. Umso wichtiger sind routinierte Abläufe und die rechtzeitige Lieferung von Unterlagen.

1. Vorbereitung ist die halbe Miete

In der Praxis kann die Vorbereitung von Sitzungen und Beschlussvorlagen schon Mal zum Albtraum werden. Die Abgabefristen sind für die Beteiligten häufig eng bemessen und der Anspruch ist hoch. So werden im Vorfeld von Vorstandssitzungen schon Mal Nachtschichten eingelegt. Umfangreiche Abstimmungen mit Vorgesetzten und anderen Bereichen sind neben der Entscheidungsvorlage selbst auch noch zu bewerkstelligen. Das erklärt, warum Unterlagen normalerweise in letzter Sekunde eingereicht werden – oder regelmäßig zu spät vorliegen.

Auf der anderen Seite hat das Vorstands- oder Geschäftsleitungsbüro alle Hände voll zu tun, Abgabefristen zu managen und überfällige Unterlagen anzumahnen. Das erfolgt normalerweise telefonisch oder aus Formalitätsgründen schriftlich per E-Mail bzw. bei entsprechender Systemunterstützung auch automatisiert. Aus Erfahrung wird mit Zeitpuffern gearbeitet, damit geringe Verspätungen nicht gleich die rechtzeitige Fertigstellung der Sitzungsmappe gefährden.

Denn bei aller gebotenen Dringlichkeit, sollten Vorstandssitzungen nicht regelmäßig zum Ausnahmezustand führen.

2. Sitzungsmappen digitalisieren

Liegen die Entscheidungsvorlagen vor, werden sie in einem Dokument zusammengefasst und als digitale Sitzungsmappe konsolidiert. Dies erfolgt manuell oder per Knopfdruck, sofern die Systemunterstützung gegeben ist. Papierhafte Sitzungsunterlagen kommen immer seltener vor.

Für eine digitale Sitzungsmappe spricht unter anderem die zeitnahe Übermittlung und die Tatsache, dass unserer Erfahrung nach die meisten Vorstände digital sehr affin sind. Sie schätzen den Zugriff auf Sitzungsunterlagen per Tablet oder Browser. So haben sie ihr mobiles Büro immer zur Hand und können Unterlagen ortsunabhängig jederzeit online kommentieren.

Eine sichere Ablage ist dafür zu bevorzugen, sind doch normalerweise eine ganze Reihe vertraulicher Informationen enthalten.

3. Beschlussfassung leichtgemacht

Je übersichtlicher eine digitale Sitzungsmappe gestaltet ist, z.B. als konsolidiertes Pdf mit einem einheitlichen Deckblatt und einem interaktiven Inhaltsverzeichnis, desto einfacher fällt das Navigieren durch die einzelnen Tagesordnungspunkte. Die Qualität und Übersichtlichkeit von Sitzungsunterlagen erleichtert die Diskussion und Beschlussfassung insgesamt erheblich.

Die Beschlussfassung in der Sitzung erfolgt dann per Handzeichen oder auch mittels entsprechender Softwareunterstützung per Knopfdruck, was eine einfachere Dokumentation von Entscheidungen ermöglicht. Die digitale Variante ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Sitzungen auch virtuell per Telefon- oder Videokonferenz durchgeführt werden.

Wichtig ist: Beschlüsse, die keiner ausführlichen Diskussion bedürfen, können auch unabhängig von Sitzungen im Umlaufverfahren bzw. Rundlauf formalisiert werden. Ist eine digitale Board-Lösung im Einsatz, kann die Beschlussfassung auch in diesem Fall innerhalb kürzester Zeit erfolgen. So wird die Flexibilität des Vorstandsbüros deutlich erhöht.

4. Nach der Sitzung ist vor der Sitzung

Die Sitzungsnachbereitung erfolgt dann wieder durch das Vorstandsbüro. Zunächst wird das Sitzungsprotokoll inkl. der Beschlüsse erstellt. Einzelne Protokollauszüge werden durch das System extrahiert, um betroffene Mitarbeiter und Abteilungen über Beschlüsse und ToDos mit Abgabefristen zu informieren.

Je disziplinierter die Zusammenarbeit ist, desto weniger Mühe macht das. In der Realität ist der Aufwand durch Mehrfachschleifen und einen großen Anteil manueller Tätigkeiten jedoch recht hoch, verbunden mit einem stetigen Vermitteln zwischen Fachbereichen und Geschäftsleitung.

Welchen Vorteil hat digitales Sitzungsmanagement?

Vorstands- und Geschäftsleitungssitzungen sind wiederkehrende Routinen, die durch Softwareunterstützung bei der Sitzungsvor- und -nachbereitung erheblich effizienter gestaltet werden können.

Dazu gehört insbesondere eine Prozessunterstützung für automatisiertes Fristen- und Freigabe-Management, Funktionen für Sitzungsdokumentation, Sitzungsprotokolle und das nachfolgende neuerliche Fristen- und Freigabemanagement – ein Kreislauf, der sich ständig wiederholt.

Mit BoardSuite bietet Brainloop eine Workflow-orientierte Lösung, die diese Prozesse unterstützt. Die Dokumente sind jederzeit verschlüsselt. Auch die Unterlagen, auf die die Vorstände per Tablet zugreifen, sind in einer eigenen App verschlüsselt. Granulare Zugangsberechtigungen sorgen für den Schutz vertraulicher Unterlagen. Die revisionssichere Protokollierung wiederum gewährleistet die Nachvollziehbarkeit aller Zugriffe.

So profitiert das Vorstandsbüro von einer erheblichen Arbeitserleichterung und der Vorstand von einer rechtzeitigen Lieferung von Unterlagen, zeitnahen Beschlüssen sowie deren Kommunikation und Bearbeitung. Nun fragen Sie sich, wie so eine Lösung aussehen kann? Dann laden Sie das Factsheet von Brainloop BoardSuite herunter.

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